Apsaimniekotāja maiņas process ir salīdzinoši vienkāršs tajās mājās, kur ir vienprātība un savstarpēja cieņa kaimiņu starpā. Taču mājās, kur valda aizdomas, pārmetumi, necieņa vienam pret otru un kopīpašumu un neuzticība, ir ļoti grūti veikt apsiamniekotāja maiņu un līdz ar to tuvināties vēlamajam rezultātam - sakārtotai videi.
Vispirms noteikti būtu jāsāk ar to, vai Jūsu daudzdzīvokļu mājā šobrīd ir pietiekami labs un kvalitatīvs apsaimniekotājs. Lai šo noskaidrotu, būtu jāsazinās ar variākiem kaimiņiem un jāsaprot, vai viņi ir saskārušies ar tādiem pašiem iebildumiem pret esošo pārvaldnieku kā Jūs. Ja apmēram 10% no mājas dzīvokļu īpašniekiem ir noskaņoti pārmaiņām, tad ir vērts ieguldīt laiku un darbu, līdz tiek sasniegts vēlamais rezultāts. Ja tomēr Jūs esat krietnā mazākumā, tad diemžēl visdrīzāk vēl nav pienācis pārmaiņu laiks.
Jūs neesat viens!
“Jūs esat dzīvokļu īpašnieku kopības daļa, kurā Jums ir tik balsu, cik atsevišķu dzīvokļu ir Jūsu īpašumā attiecīgajā ēkā”
Labākie piemēri no mūsu vairāk kā desmit gadu pieredzes ir tie, kur īpašnieki spēj izveidot viedokļu līderu grupu komunikacijai ar apsaimniekotāju vai uzreiz biedrību. Šie ir te cilvēki uz kuriem balstās visi turpmākie lēmumi un viņiem dotais pilnvarojums ir jārespektē.
Izvērtēt esošā pārvaldnieka darbu.
Lai konstruktīvi virzītos uz priekšu un varētu noformulēt visas vajadzības jaunajam pretendentam, būtu skaidri jāiezīmē līdzšinējās sadarbības vājākie punkti. Ļoti iespējams, ka šajā stadijā nesaskaņas ar esošo pārvaldnieku ir pārvaramas un darbu ir iespējams turpināt.
Veikt potenciālo pakalpojuma sniedzēju apzināšanu.
Par visiem tirgus dalībniekiem apsaimniekotājiem un pārvaldniekiem informāciju būs grūti iegūt, taču pirmreizējo atlasi var veikt piemēram balstoties uz paziņu ieteikumiem, vai pieejamo informāciju internetā. Noteikti par kompānijām, kas ir ilgāk tirgū ir daudz vairāk un dažāda informācija, savukārt tās, kas ir nesen izveidotas un tikai sāk biznesu sūdzības nebūs, taču arī uzticības līmenis būs krietni zemāks. Noteikti augstu vērtējams ir publiskais tēls - mājaslapa un profils sociālos tīklos, jo šie sīkumi izsaka uzņēmuma vērtības. Tāpat ļoti svarīgas ir izmantotās tehnoloģijas, jo tās tiešā mērā būs redzamas ikdienas darba rezultātā.
Apsaimniekošanas piedāvājuma pieprasīšana un izvērtēšana
Pieprasot un saņemot apsaimniekošanas piedāvājumus, jāsaprot, ka tie pa lielam visi būs vienādi, jo tiks sagatavoti par standarta pakalpojumiem. Kāds kādas pozīcijas būs ielicis lētāk, lai izceltos, taču tas nebūt nenozīmē, ka šis ir labākais apsaimniekotājs. Tapēc šajā brīdi svarīgi būtu satikties un iepazīties ar potenciāli labāko apsaimniekotāju pārstāvjiem, nevis pārdošanas daļas darbiniekiem, bet tiešo pārvaldnieku un vadītāju. Šis ir labākais veids, lai pārliecinātos vai ar šiem cilvēkiem Jūs vēlaties veidot sadarbību. Pie tikšanās Jūs noteikti varēsiet pārrunāt cenas veidošanos un nepieciešamo pakalpojumu kvalitāti un attiecīgi saņemt vislabāko iespējamo piedāvājumu.
“ Šajā brīdī faktiski lēmums būs pieņemts un atliks tikai to pasniegt pārējiem kopīpašniekiem un juridiski korekti noformēt.”
Apsaimniekošanas tiesību pārņemšana.
Lēmuma pieņemšanas proces ir noteikts Dzīvokļu īpašuma likumā taču ieteicamāk būtu visu dokumentu sagatavošanu uzticēt izvēlētajam pārvaldniekam. Šādi pārvaldnieks varēs būt pārliecināts, ka pārvaldīšanas uzdevuma uzdošana ir leģitīma un varēs uzņemties atbildību par pārņemšanas procesa veiksmīgu norisi. Kopš šī brīža Mājas vecākie vai Biedrības pārstāvji var pildīt tikai savu tiešo funkciju uz raudzīt pārvaldnieka darbu.